Strona główna / Stempel wpływu PDF z datą

Stempel wpływu PDF z datą

Stempel wpływu PDF to graficzne oznaczenie nanoszone na dokument elektroniczny. PREZENTATA.PL umieszcza na pierwszej stronie ramkę zawierającą napis „WPŁYNĘŁO”, wskazaną datę oraz opcjonalną dodatkową informację.

Prezentata dokumentu PDF bez drukowania

Takie oznaczenie może pomagać w codziennej organizacji dokumentów, zwłaszcza gdy korespondencja jest odbierana i przekazywana wyłącznie elektronicznie. Gotowy PDF można następnie zapisać zgodnie z wewnętrznym sposobem prowadzenia spraw.

Elektroniczny stempel nie zastępuje automatycznie urzędowego potwierdzenia odbioru, kwalifikowanego znacznika czasu ani rejestracji w systemie kancelaryjnym. Jego znaczenie zależy od celu użycia oraz zasad obowiązujących w danej organizacji.

Zastosowanie w kancelarii, urzędzie i sekretariacie

Praca z dokumentami elektronicznymi wymaga jasnego rozróżnienia pomiędzy otrzymaniem pliku, jego rejestracją, dekretacją i dalszą obsługą. Prezentata może być jednym z elementów porządkowania dokumentu, ponieważ pozwala zachować czytelne oznaczenie bezpośrednio na jego pierwszej stronie.

W kancelarii prawnej pomocne może być dodanie daty odbioru korespondencji oraz krótkiego oznaczenia sprawy. W sekretariacie prezentata może ułatwić przekazanie dokumentu do właściwego działu. W urzędzie narzędzie może być wykorzystane wyłącznie w zakresie dopuszczonym przez wewnętrzne procedury, system kancelaryjny i zasady ochrony informacji.

Jak dodać prezentatę do PDF?

1. Wybierz datę wpływu. Na stronie głównej wskaż datę, która ma zostać umieszczona w prezentacie.
2. Dodaj informację opcjonalną. Rozwiń pole dodatkowych informacji i wpisz do 25 znaków, jeżeli chcesz dodać oznaczenie sprawy lub inną krótką adnotację.
3. Wybierz dokument PDF. Prześlij dokument PDF z urządzenia. Przed wysłaniem upewnij się, że wybrano właściwy plik.
4. Nanieś prezentatę. Uruchom przetwarzanie. Narzędzie umieści ramkę z datą na pierwszej stronie dokumentu.
5. Pobierz wynik. Zapisz przygotowany plik PDF i nadaj mu nazwę zgodną z zasadami obowiązującymi w Twojej organizacji.

Bezpieczne i uporządkowane korzystanie

Przed przesłaniem dokumentu sprawdź, czy obejmuje on właściwą sprawę oraz czy może być przetwarzany w używanym narzędziu. Po pobraniu wyniku otwórz plik i zweryfikuj datę, dodatkową informację oraz czytelność pierwszej strony. Następnie zapisz dokument w miejscu przewidzianym przez procedury organizacji.

Nie wpisuj w dodatkowym polu danych szerszych niż potrzebne. Krótkie oznaczenie, inicjały lub numer pomocniczy mogą być wystarczające. Jeżeli dokument zawiera informacje chronione, poufne albo objęte szczególną procedurą, przed użyciem zewnętrznego narzędzia należy zastosować wymagania bezpieczeństwa obowiązujące w danej jednostce.

Najczęściej zadawane pytania

Więcej informacji